Süreç Yönetimi

İş süreçleri, kurum hedeflerini gerçekleştirebilmek için mümkün olduğunca etkin ve verimli icra edilmelidir. Bunu başarmak için iş süreçleri analiz edilmeli ve sürekli iyileştirilmelidir.
İş süreçlerinin, değişkenlik (fiziksel kalite), süre ve maliyet yönünden sürekli iyileştirilmesi günümüz iş dünyasında rekabet avantajı kazanmak için elzemdir. Artık rekabet, kişiler, organizasyonlar veya ürünler arasında değil, süreçler ve bu süreçlerin çıktı performansı üzerinedir.
Süreç Yönetimi bir organizasyon içerisinde yürütülen faaliyetleri temelde 3 kategoride ele almaktadır;

· Yönetsel Süreçler
· Kritik Süreçler
· Destek Süreçler

Süreç Yönetimi çalışmaları özellikle Kritik Süreçler üzerine odaklanmıştır.

Süreç Yönetimi’nin diğer yönetim tekniklerinden farklı olarak getirdiği organizasyon yapısının ve işleyişinin süreç bazlı çalışmasıdır. Yani bu yönetim tekniği, departmansal ve hiyerarşik yönetim tekniklerinden kaçınmayı ve mümkün olduğunca süreçlere odaklanmış yalın bir organizasyonu öngörmektedir.

Öngördüğü en önemli organizasyonel değişikliklerden biri “Süreç Sahibi” adı verilen bir rolün organizasyon içerisinde yer almasıdır. Bu rolü yerine getiren kişiler organizasyonel olarak tepe yönetime direk bağlı olacaklar, süreçleri modelleyecekler ve süreç performansını kritik süreç performans göstergeleri aracılığı ile sürekli takip edeceklerdir. Ayrıca, süreç performanslarının iyileştirilmesi için fikir üretmek veya üretilmesini sağlamak, üretilen fikirleri projelendirmek veya projelendirilmesini sağlamak, projeleri takip ve kontrol etmek, üst yönetime raporlamak görevleri arasındadır. Süreç sahipleri özellikle organizasyonun gelecek performansının iyileştirilmesine yardımcı olacak kritik süreçlere odaklanmışlardır.

Kritik süreçler, ana süreç, müşteri süreci gibi isimlerle de anılmaktadır. Bu anlamda kritik süreçler müşteri ile başlar ve müşteri ile biter.

Süreç Yönetimi (Business Process Management-BPM) birçok iyileştirme metodolojisini içermesine karşın temelde üç yöntem tüm dünyada yaygın kullanım alanı bulmuştur;
- Sürekli İyileştirme (Continuous Improvement)
- İş Süreçleri Kıyaslaması (Business Process Benchmarking)
- Süreçlerin Yeniden Yapılandırılması (Business Process Reengineering-BPR)

Süreç Yönetimi çalışmalarının iyileştirme noktaları ve iyileştirme teknikleri aşağıdadır;
- Süre – Süreç Simülasyonu
- Maliyet – Aktivite Bazlı Maliyetlendirme
- Değişkenlik – İstatistiksel Proses Kontrolü

Görüldüğü üzere Süreç Yönetimi temelde bir mühendislik çalışması olup yukarıda belirtilen tekniklerin etkin ve verimli uygulanması başarı şansını artıracaktır.

Süreç Yönetimi birçok iyileştirme metodolojisinden farklı olarak dışarıdan içeriye bir iyileştirmeyi öngörmektedir. Süreçlerin veya aktivitelerin kritikliği, ölçülmesi gereken noktalar, performans göstergelerinin neyi ölçmesi gerektiği, ölçüm sonrası iyileştirmelerin hangi odak noktasında olması gerektiği Müşterinin Sesi dinlenerek tespit edilir. Bu verimlilikten çok etkinliğe verilen önemi vurgulamaktadır.

Diğer taraftan, süreç yönetimi çalışmaları stratejik iş planının bir parçasıdır. Dolayısı ile organizasyonun stratejilerinin üst yönetim tarafından formülüze edilerek ortaya konulmuş olması çalışmaların tabanını teşkil eder.

Süreç Modelleme

Bir süreci iyileştirmeye başlamadan önce, mevcut durumda çeşitli aktiviteleri nasıl icra ettiğimizi anlamamız ve dokümante etmemiz gerekir. Süreçleri genel olarak biliyor olmamız, çoğu zaman kapsamlı iyileştirme çalışmaları için yetersiz kalmaktadır.

Süreçlerin nasıl çalıştığını, onları, ayrıntılı ve uygun bir şekilde dokümante ederek ortaya koyabiliriz. Bazı organizasyonlar, süreçleri ‘Standart Operasyon Prosedürleri’ olarak ifade ederken, bazıları çalışanların deneyimlerinden yararlanarak mevcut işleyişi ortaya çıkarmaya çalışır. Her iki halde de, süreç işleyişleri genel olarak yazı formatında olup çoğu zaman sadece bilgi maksatlıdır.

Her ne kadar geçmişte bu uygulamalar yeterli görülse bile, deneyimlerimiz bize artık süreç dokümantasyonun sadece bilgi amaçlı olarak elde bulundurulmasının firmaya sağladığı katkının sınırlı olduğunu söylemektedir. Süreçlerin yapılarının analiz edilebilme kabiliyetinin artırılması için daha etkin bir ortama ihtiyacımız var. Bu ortam iş akış diyagramlarının tanımlandığı grafik bir ortamdır.

Temel Süreçleri Nasıl Modelleyebiliriz?

Bir iş akış diyagramı oluşturma, her bir iş adımının ayrıntılı gösteriminden ziyade, organizasyonları yatay ve dikey olarak kesen işleyişin ardışıklık prensibine göre haritasının çıkarılmasıdır. Bu harita, süreç içerisinde yer alan departmanları ortaya çıkaracak ve insanların
- Ardışık olayları görmesini,
- Sürecin kendi içinde ve çevresindeki sınırları tespit etmesini,
- Sınırları çizilmiş sürecin kritik oyuncularını ve fonksiyonel grupları tanımlamasını,
- Alt süreçler arasındaki ilişkilerin tanımlanmasını,
- Tedarikçi ve müşterilerin süreçlerle olan ilişkilerinin tanımlanmasını,
sağlayacaktır.

Süreç Analizi ve İyileştirme

İşletmenin etrafında birçok iyileştirme projesi gündeme gelir. Bu projeler süreçlerin analiz edilmesini gerektirir. Bir süreci iyileştirmeye başlamadan önce, mevcut durumda çeşitli aktiviteleri nasıl icra ettiğimizi anlamamız ve dokümante etmemiz gerekir. Süreçleri genel olarak biliyor olmamız, çoğu zaman kapsamlı iyileştirme çalışmaları için yetersiz kalmaktadır.

Süreçlerin nasıl çalıştığını, onları, ayrıntılı ve uygun bir şekilde dokümante ederek ortaya koyabiliriz. Bazı organizasyonlar, süreçleri ‘Standart Operasyon Prosedürleri’ olarak ifade ederken, bazıları çalışanların deneyimlerinden yararlanarak mevcut işleyişi ortaya çıkarmaya çalışır. Her iki halde de, süreç işleyişleri genel olarak yazı formatında olup çoğu zaman sadece bilgi maksatlıdır.

Süreç analizi çalışmaları iyileştirilmesi planlanan konuya özel olarak muhtelif departmanlar tarafından ve o projeye özel olarak gerçekleştirilir. Örn. ISO sertifikasyonu için kalite güvence departmanı bir çalışma gerçekleştirirken, ERP implementasyonu için bilgi işlem departmanı başka bir analiz çalışması yürütebilmektedir. Bu durum her seferinde yeni baştan bir analiz çalıştırması gerektireceğinden kendisi bir verimsizlik konusu haline gelebilir. Halbuki firmanın süreçlerinin bir kez, tek elden ve tam olarak (tüm projelere hitap edecek şekilde) analiz edilmesi zaman ve para yönünden tasarruf sağlayacak, birimlerde kendi konularıyla ilgili projelere daha fazla odaklanabileceklerdir.

İş süreçlerinin, kalite, süre ve maliyet yönünden sürekli iyileştirilmesi günümüz iş dünyasında rekabet avantajı kazanmak için elzemdir. Artık rekabet, kişiler, organizasyonlar veya ürünler arasında değil süreçler ve bu süreçlerin çıktı performansı üzerinedir.

Süreç analizi çalışmaları, sonuç itibariyle süreç performansını iyileştirmek için yapılacağından yöneticilerin ve süreç sahiplerinin görevidir. Yönetici ve süreç sahiplerinin süreç analizi ve iyileştirme konusunda çok iyi eğitimli olmaları gerekir.

Süreçlerin iyileştirilebilmesi için her zaman yeni fikirlere ihtiyaç vardır. Özellikle grup halinde süreçlerdeki sorunların tespiti ve bu sorunlara çözüm üretilebilmesi organizasyonun kurumsal problem çözme kabiliyeti ile doğru orantılıdır. Diğer taraftan çözüm önerilerinin değerlendirilmesi ve uygulamaya konulacak olanların kurumsal proje yönetimi mantığında ele alınması iyileştirme çalışmalarının başarısını artıracaktır.

Yazıyı pdf olarak bilgisayarınıza indirmek için tıklayınız.