İşletmelerde muhtelif konularla ilgili bütçeler oluşturulabilmektedir. Yaygın olarak gözlemlenen bütçeleme çalışmaları 2 tiptedir;
Harcama Bütçesi: En yaygın gözlemlenmiş bütçeleme çalışmasıdır. Birimlerden ihtiyaçların ve bu ihtiyaçlara karşı gelen maliyetlerin göz önünde bulundurulması ile başlayan bu planlama faaliyeti bir çok kez geçmiş dönem harcamalarından hareketle ve enflasyon düzeltmesi ile belirli bir finansmanın departmanların satın alma faaliyetlerini kontrol altında tutmak üzere tahsis edilmesine dayanır. Temel çalışma mantığı girdiler üzerinedir ve tahsis edilmiş tutar harcanmadığı takdirde başarı kazanılmış sayılır. Bir çok organizasyon harcama bütçelerini parasal bazda takip etmekte çoğu zaman satın alınan malzeme veya hizmetin ne olması gerektiğini takip edememektedir.
Operasyonel Bütçe: Satış tahminlerinden hareketle üretim bütçesinin ve bu bilgiden hareketle de finansal bütçenin tahmin edilmesidir. Bu çalışma ayrıntılı planlama verilerine ihtiyaç duyacaktır. Planlamaya baz teşkil eden verilerin analizi ön şarttır.
Her iki bütçeleme çalışmasında da çok önemli eksiklikler söz konusudur. Gözlemlenen çalışmaların stratejilerle ilişkisinin kurulmaması ve bu stratejilere ulaşmak için ortaya atılmış/atılacak iyileştirme planlarını içermemesi en sık karşılaşılan eksikliklerdir.
Bütçeleme çalışması stratejik planlama çalışmalarının bir alt kümesidir. Dolayısı ile stratejilerinin gelişimini yansıtması esastır. Diğer taraftan bütçe en temel performans takip uygulamasıdır. İşletmenin kurumsal performans yönetim sisteminin ana parçasıdır.
Kurumsal performans yönetim sistemi, sadece parasal değil işletmenin diğer tüm stratejik alanlarındaki planlanan ve gerçekleşen durumları takip etmektedir. Performans yönetim sisteminin etkinliği performans bilgi sisteminin etkinliğine bağlıdır. Performans bilgi sisteminin çıktılarının en öncelikli kullanıcıları üst düzey yöneticilerdir. Performans raporlaması netice itibariyle işletme çevresinde oluşan tüm stratejik konularla ilgili üst düzey yöneticilere özet ve kritik bilgi sunmaktadır.
Üst düzeyin ihtiyacı olan performans raporlarının sağlıklı ve hızlı bir şekilde oluşturulması işletme içerisindeki ana operasyonların yazılımlar ile ne kadar sağlıklı ve hızlı takip edildiği ile orantılıdır. Özellikle işletme kaynakları planlaması (ERP) ve son dönemde yaygınlaşmaya başlayan müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımları gerekli veriyi depolamak için oldukça uygun olsa da performans raporlama için eksik kalmaktadır.
Performans bilgi sistemi içerisinde kullanılan yazılımlar iki türdür;
Analitik uygulamalar: Bu uygulamalar, operasyonel veriyi istatistiki yöntemlerle değerlendirerek manalı bilgiler haline getirmeyi amaçlamaktadır.
Çok boyutlu raporlama: Karar Destek Sistemleri ile başlamış ve şu an iş zekası (Business intelligence) uygulamaları adıyla gerçekleştirilen uygulamalardır. Bu uygulamalar, veritabanlarında birikmiş işletme bilgisini öncelikle bir veri ambarında konsolide etmekte daha sonra muhtelif stratejik alanlarla ilgili oluşturan çok boyutlu yapılar (OLAP ve data mart) ile üst düzey yöneticilerin her türlü kararına taban teşkil edecek çok boyutlu kritik bilgiyi özet halde sunmaktadır.
Üst düzey raporlama uygulamalarına bakıldığında sistemin sağlıklı çalışması için en kritik faktörün insan olduğu gözlemlenmiştir. Kritik bilginin rafine edilerek bilgi teknolojileri ile ortaya çıkarılması dışında elde edilen kritik bilginin organizasyonun genel performansının iyileştirilmesi için kullanımı üst düzey yöneticilerin bu konuda ne kadar bilinçli, eğitimli ve bilgili olduğu ile direkt ilişkilidir.
Bütçe ve üst düzey performans takip sistemlerinin raporlanması bir sistem analizi çalışması gerektirir. Nihai çıktı olan raporların kurgulanması için verinin bilgiye ve bilginin kritik bilgiye nasıl dönüştürüleceği ayrıntılı bir şekilde modellenmelidir. Bu hem yapının kolaylıkla güncellenmesine olanak sağlayacak hem de özellikle üst düzey yöneticilerin sisteme dahil olmasına olanak sağlayacaktır.
Yazıyı pdf olarak bilgisayarınıza indirmek için tıklayınız.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder