Proje Yönetiminde Tahmin ve Performans

Proje Yönetimi Nedir?

Proje Yönetimi, uzun uğraşlar sonucu ortaya çıkan stratejik planları, kişisel gözlemler sonucu edinilen fikirleri, aniden ortaya çıkan sorunlarla ilgili kalıcı çözümleri gerçeğe çevirmek üzere yapılması gereken işlerden (yani projelerden) türetilen görevleri, üst yönetimin veya müşterinin belirlediği son tarihe göre tamamlamaya çalışmaktır.

Tüm dünyada söylenegelen bir ifadede belirtilmiştir ki; bir projenin zaman, kapsam ve maliyet yönünden planlandığı gibi tamamlanması olasılığı %20 ‘dir. Buna göre proje yönetimi, işte bu %20 olasılığı yakalama çabası, diğer bir deyişle planlanan değerlerde meydana gelen sapmaları kontrol altında tutarak, en azlama çabasıdır.

Projelerde, son tarihi belirlemek için, tüm proje ekibinin katılımıyla bir planlama çalışması yapmak gereklidir. Projeler, tek bir kez gerçekleştirilen işlerdir ve bazı görevlerin ne kadar süreceğini tahmin etmek zordur. Bir zaman planı yapmanın temeli, rasyonel ya da analojik tahminler yapmaya dayanır. Tahmin başarısının yüksek olması için belirsizliğin derecesini düşürmek gerekir. Bu, varsayımlarla başarılabilir. Proje zaman tahmini için sunulmuş metotlar, Proje Zaman Yönetimi kapsamında kullanılarak, planlama aşamasında, görev sürelerinin tahmin edilmesine yardımcı olur. Örneğin PERT ile, bir görev için öngörülen farklı değerler anlamlı hale getirilebilir. Regresyon ve öğrenme eğrisi ise süre tahminlemesinde kullanılabilecek diğer istatistiksel araçlardır. CPM (Kritik Yol Metodu), proje görevlerinin birbiri ile ilişkisini ve sürelerini dikkate alarak, ağ yapısı üzerinde, kritik olan görevleri tespit edip nereye odaklanılması gerektiğini işaret eder. Bu metot, proje süreçleri optimizasyonunun hareket noktasıdır. Görevleri belirlenen sürelerde tamamlamak üzere, en uygun şekilde çizelgelemekte ve bunu sağlamak için de en uygun kaynak atamasını yapmakta yol gösterir.

Görev süreleriyle doğrudan ilişkili olmakla birlikte, ayrı bir başlık altında incelenen, ayrı teknik ve araçları kullanan Proje Maliyet Yönetimi, maliyetlerin bir projenin üç temel kısıtı içinde ele alınması nedeniyle, planlama, bütçeleme, kontrol faaliyetleri açısından detaylı şekilde benimsenmelidir. Görev maliyetlerini planlamak, bütçe hazırlamak, proje ilerleme sürecinde, planlanan maliyetlerden, safha / görev / kaynak bazında sapmaları izlemek ve kabul edilebilir sınırların dışına çıkıldığında müdahale etmek, bunlarla ilgili stratejileri kullanmak veya yeni stratejiler geliştirip uygulamak, Proje Maliyet Yönetiminin yetenekleri kapsamındadır.

Maliyetler Nasıl Oluşur?

Projelerde yapılması planlanan işleri gerçekleştirmek üzere kaynaklar atandığında maliyetler oluşmaya başlar. Günlük ücreti 250 TL olan bir danışman, proje kapsamındaki 3 günlük bir göreve atandığında, bu görevin çalışan kaynağı maliyeti 750 TL olarak hesaplanır. Söz konusu görevle ilgili, yapılabilecek her türlü masraf (malzeme kaynağı), harcama vb. kalemler de birer proje maliyetidir. Bu noktada, kaynakları, kullanılabilirlik (availability) durumlarını gözönünde bulundurarak, en uygun maliyetle görevlere atamak (kaynak optimizasyonu), projeyi bütçe çerçevesinde tamamlamak için önemlidir.

Proje Performansı

Yapılan planı izlemek, sonuçları değerlendirmek gibi faaliyetlerle proje süreci sürekli olarak takip edilmelidir. Plan, bir referans noktasıdır. Proje yürütme sürecinde, belirli bir durum tarihinde, hangi noktaya gelindiğini görmek için, mevcut veriler, plan verileriyle karşılaştırılır. Bu faaliyet proje performans ölçümü olarak adlandırılır. Takip eden Proje Performans Değerlendirme konusunun fonksiyonu, bir projenin geleceğiyle ilgili kararlardır. “Kalan zamanda işlerin yetişmesi için ne yapılabilir?”, “Maliyetleri çok şişirmeden hangi çözümler geliştirilebilir?”, “Kaynaklarda ne gibi düzenlemeler meydana gelecek?” gibi sorular, proje performansının ölçülmesi ve değerlendirilmesiyle cevap bulur.

Yazıyı pdf olarak bilgisayarınıza indirmek için tıklayınız.