Kurumsal Proje Yönetimi

Proje tipi iş yapan organizasyonlar dahil tüm işletmeler, irili ufaklı birçok proje gerçekleştirmektedir. Bu projelerin başarılı olarak sonuçlanması, doğru yönlendirilmiş proje yönetimi yetkinliği gerektirmektedir. Bununla birlikte, işletme içerisinde gerçekleştirilen bu projelerin sahipleri çoğu zaman, temel çalışma konusuna göre seçilmiş departman yöneticileri olmaktadır. Oysa, proje yönetimi ile hiyerarşik departman yönetimi doğaları itibari ile birbirinden oldukça farklıdır. Çoğu zaman departman yöneticiliğinde başarı kazanmış kişilerin proje çalışmalarında başarısız olabildiği gözlemlenmiştir. Temel sebeplerden biri proje yönetimi fonksiyonunun yarı zamanlı bir iş olarak görülmesinden kaynaklanmakta, departman yöneticisi günlük işlerinden arta kalan zamanda proje konularıyla ilgilenebilmektedir.

Proje yönetimi konusu dünyada artık temel yönetim tekniklerinden ziyade bir meslek olarak değerlendirilmektedir. Yani standartları olan, uzun sayılabilecek eğitimlerden ve deneyimlerden geçmeyi gerektiren bir çalışma. Departman yöneticileri belki hiç belki 1-2 iki günlük seminerler sonrası proje yönetimi çabasına aday olmakta ve sadece bu sebeple başarısız olan birçok proje ortaya çıkmaktadır.

Bir projenin yönetimine departman yöneticisinin atanmasının altında yatan sebep teknik olarak konuyu en iyi bilen kişinin işin başında olmasının sağlanmasıdır. Yalnız, dikkat edilmesi gereken nokta; proje yönetimi teknik değil yönetsel bir yetkinliktir.

Yukarıda kısaca bahsedilen durumu teşhis eden işletmeler çözüm olarak proje yönetimi konusunda firma içerisinden seçilmiş kişileri içerde ve dışarıda eğitimlere tabi tutarak uzmanlaştırmaya başlamışlardır. Kurumsal proje yönetimine geçişin ilk aşaması bu noktadadır: Birilerinin spesifik olarak proje yönetimi işi için seçilmiş olması. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken en önemli konu seçilen kişilerin proje tipi işlere olan uygunluğudur. Proje tipi çalışmanın departmansal işleri yapmaktan çok farklı olduğu aşikardır. Özellikle, kişisel özellikleri proje tipi çalışmaya uygun olmayan kişilerin sadece teknik bilgilerine bakılarak seçilmesi kurumsal proje yönetimi çalışmalarının başlangıçta sekteye uğramasına sebebiyet verebilir.

Kurumsal proje yönetiminin ikinci adımı, firmanın gerçekleştireceği projelerde göz önünde bulundurularak Proje Yönetim Süreçlerinin (Project Management Process-PMP) tanımlanmasıdır. Birçok işletme dünyaca kabul görmüş (örn. PMI’ın) uygulamaları benimsemektedir. Diğer taraftan, kendi proje yönetimi süreçlerini tasarlayan organizasyonlarda mevcuttur. Bu durumda, hangi adımda nelerin yapılacağı, kim tarafından yapılacağı, ne şekilde, nerede, ne zaman, ne ile yapılacağı tanımlanmakta ve dokümante edilerek organizasyonun bir süreci haline getirilmektedir. Bu süreç içerisinde organizasyon içinden birçok çalışan görev almaktadır.

Kurumsal proje yönetimi uygulamalarında sıklıkla karşılaşılan bir uygulama da Proje Evi (Project House)’dir. Bu uygulamada aslen proje yönetimi departmanı diyebileceğimiz bir yapı oluşturulmakta ve bu birim içerisindeki proje yönetimi uzmanları tanımlanmış olan proje yönetimi sürecinin muhtelif adımlarına atanmaktadır. Böylelikle sürecin her adımı konusunda uzmanlaşmış bir proje yöneticisi tarafından icra edilmektedir.

Kurumsal proje yönetiminin üçüncü aşaması, proje yönetim sürecinin bilgi işlem sistemleriyle entegrasyonudur. Bu aşamada sıklıkla karşılaşılan durum, yaygın olarak kullanılan bir proje planlama ve takip yazılımından verilerin diğer bilgi sistemlerine aktarılmasıdır. Proje yönetimi konusunda birçok yazılım mevcuttur. MS Project yazılımı tüm dünyada en yaygın olarak kullanılan yazılımdır.

Kurumsal proje yönetimi çalışmalarını desteklemek üzere Microsoft firması Share Point Portal hizmetlerini ve SQL veri tabanını kullanan MS Project Server ve MS Project Web Access yazılımları ile temel proje planlama yazılımı olan MS Project Professional yazılımını entegre etmiştir. Böylelikle tek bir proje yönetimi konusunun kurumsal baza yayılması mümkün olmaktadır.

Kurumsal proje yönetiminin son aşaması proje yönetim sürecinin olgunluğunun artırılması ve sürekli iyileştirilmesidir. Bu alanda henüz çok fazla uygulama alanı bulmamış olsa da karşımıza çıkan en önemli metodoloji PMI (Project Management Institute)’ın OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) modelidir.
OPM3 temelde birbirine sıkı sıkıya bağlı üç nokta üzerine odaklanmaktadır;

· Kritik Bilgi (Knowledge)
· Değerlendirme (Assessment)
· İyileştirme (Improvement)

Kritik bilgi ile kastedilen, proje yönetim sürecinin kapasitesinin ve arzu edilen çıktıyı üretip üretmediğini takip etmektir. Bir anlamda proje yönetim sürecinin olgunluğu tespit edilmektedir. Değerlendirme ile kastedilen, olgunluk seviyesinin tarif edilmiş performans değerleri ile kritik bilgi çalışmalarından elde edilen değerlerin karşılaştırılmasıdır. İyileştirme ise mevcut durumdan olgunluk seviyesine geçiş için gerçekleştirilecek her türlü çalışmayı kapsamaktadır.

OPM3’ün organizasyonda uygulanması sırasında dikkat edilmesi gereken en önemli nokta işletme stratejileridir. İşletmenin stratejik planları içerisinde yer alan hedeflere ulaşılmasında OPM3 kritik bir rol oynayacaktır. Çünkü kurumsal proje yönetimi çalışmaları nihai olarak organizasyonun gelecekteki performansını garanti altına alacak çabaların etkin yönetimidir.

Yazıyı pdf olarak bilgisayarınıza indirmek için tıklayınız.